:: KOMUNIKOLOGIJA
Fakultet tehničkih nauka, Univerzitet u Novom Sadu

Povratak na početnu stranicu
Iz iste kategorije:

>> Prezentacije sa predavanja
>> Literatura za predmet Psihologija u menadžmentu
>> Poslovno pismo: upit za poslovnu saradnju za poslovni uspeh
>> Poslovno pismo: poslovna ponuda primer predloga za posao
>> Psihološko testiranje za posao: kako se ponašati
>> Pismo preporuke: Preporuka za posao primer
>> Pismo preporuke: Preporuka profesora za stipendiju primer
>> Obrazac za motivaciono pismo - primer
>> Obrazac za propratno pismo - primer
>> CV obrazac: Obrazac za CV i radnu biografiju
>> Motivaciono pismo primer - kako napisati
>> Kako održati prezentaciju i javni nastup
>> Propratno pismo primer - primer poslovnog pisma
>> Dobra powerpoint prezentacija primer
>> Poslovni razgovor, priprema i vođenje poslovnog razgovora
>> Primer CV-ja, primer radne biografije, propratnog pisma
>> Kako napisati CV (sivi) radna biografija propratno i motivaciono pismo: koraci i greške
>> Primeri poslovnih pisama - poslovno pismo
>> Poslovno pismo - princip i primer poslovnog pisma, službeni dopis, memo

trenutno čitate>> Pisana komunikacija - poslovni imejl




affiliate_link

Pisana komunikacija - poslovni imejl

(o poslovnom pismu ovde)
U poslednjoj deceniji prošlog veka i u 21. veku smo svedoci porasta korišćenja elektronske pošte kao sredstva komuniciranja u svim prilikama.

Svako poslovno komuniciranje ima šansu da bude bar delimično realizovano na ovaj način, i kako bi ostavili dobar prvi utisak i poslali sagovorniku poruku da smo vaspitan, ozbiljan i profesionalan radnik, potrebno je da povedemo računa o načinu na koji pišemo elektronsku poštu.


Primer poslovnog imejla: polje „To:“ služi za adresu primaoca poruke; polje „Cc:“ služi za osobu koja iz nekog razloga takođe treba da vidi kopiju poruke, ali poruka nije njoj upućena niti se od nje traži odgovor, pri čemu će osnovni primalac poruke biti svestan da neko treće lice ima uvid u poruku; polje „Bcc:“ (blind carbon copy) služi za adresu onoga ko će primiti kopiju poruke, ali tako da osnovni primalac ne vidi da je još neko primio kopiju poruke. Polje subject ukazuje na temu cele poruke, i ovaj „naslov“ bi trebao biti kratak ali opisan i informativan, kako bi primalac znao da li i kada da otvori poruku zavisno od vremena sa kojim raspolaže u tom trenutku – nije dovoljno u polje „subject“ napisati „Predlog...“ nego „Predlog za novi sastanak“ ili „Hitno – izjašnjavanje o novoj proceduri ulaska u objekat“. Prilozi koji se šalju uz poruku (fajlovi koji se stavljaju u attachment) bi takođe trebali biti imenovani opisno – u gornjem primeru bi bilo idealno da se fajl koji se šalje nazove „Evidencija isporuka - Radic.xls“ kako bi primalac kasnije najlakse nasao dokument ukoliko mu ponovo bude potreban.


Za razliku od klasičnog poslovnog pisma, elektronska pošta (imejl) je relativno nov način komuniciranja, međutim zbog svoje brzine i ekonomičnosti brzo je postala zastupljena u privatnom i poslovnom komuniciranju.
Osnovna načela koja važe za klasično poslovno pismo svakako važe i za poslovnu elektronsku poštu. U skladu sa time, nije preporučljivo dugo pisati elektronsku poruku, niti dopustiti da se oduži davanje odgovora na imejl koji smo dobili od nekoga, već odgovoriti treba odmah po čitanju poruke. Pri čitanju imejlova koje smo dobili od drugih najbolje je odmah i odgovarati na njih – ukoliko čitamo više poruka jednu za drugom, a ostavljamo pisanje odgovora za kasnije, često se desi da na neku od poruka zaboravimo da odgovorimo, pa je bolje da po čitanju svake poruke odmah na nju i odgovorimo.
Kao i klasično poslovno pismo, i imejl bi trebao da poštuje vreme čitaoca, pa nije poželjno pisati dugačke elektronske poruke, naročito u jednom velikom pasusu teksta. Čitalac teži da za svega nekoliko sekundi „preleti“ preko celog dugačkog teksta kako bi znao da li da ga čita detaljnije. Zbog toga, ukoliko već moramo da pišemo dugačku poruku, potrudićemo se da odvojimo u zasebne pasuse svaku smisaonu celinu.
Kako je elektronska pošta posredan način komuniciranja, nije preporučljivo putem nje komunicirati o osetljivim temama, jer su velike šanse da druga strana pogrešno razume poruku (jer nismo u blizini da detaljnije objasnimo problem, niti možemo na vreme primetiti reakciju druge strane i momentalno reagovati, kao što možemo u neposrednom razgovoru licem u lice). Takođe, o poverljivim temama ne bi trebali komunicirati na ovaj način, jer nikada ne znamo sa sigurnošću ko sve ima pristup računaru ili nalogu primaoca. Dalje, elektronska pošta služi za komuniciranje koje nije strogo vremenski određeno (jer pošiljalac ne zna kada će primalac pročitati poruku niti kada će na nju odgovoriti) pa hitne dogovore ne treba obavljati na ovaj način ukoliko želimo siguran i brz ishod.
Osobina elektronske pošte da se prenosi putem interneta omogućava da ista bude prenešena od pošiljaoca do primaoca skoro momentalno, uz minimalne šanse da će biti zagubljena na svom putu, što je velika prednost u odnosu na klasično pismo.
Takođe, elektronska pošta često biva posmatrana kao neposrednija i ličnija, pa je bolja za neformalno komuniciranje o radnim zadacima. To ne znači da ćete se neformalno postaviti prema nekome koga ne znate ili koga poštujete – svaki zvaničan imejl treba da počne sa učtivom frazom (slika 6.2) kao što je:
„Poštovana gospođo Jovanović,
obraćam Vam se povodom razgovora koji smo vodili prošle nedelje...“
i da se takođe završi sa učtivom frazom kao što je:
„Sa poštovanjem,
Petar Petrović“.

Poslovni imejl nikada ne bi trebao da počne sa frazama kao što su „Dobar dan“, ili „Pozdravljam!“ niti bi trebao da počne samom rečenicom osnovnog teksta, bez oslovljavanja.
Kako se zvanično komunicira sa nekim, poželjno je izbegavati fraze i skraćenice koje neformalno koristimo, a u poslovnom imejlu nije preporučljivo slati ni simpatične sličice (takozvane „smajlije“).






__________
Uneto dana: 2009-09-07 u kategoriji: materijali
Ključne reči: email, imejl, pismo, posao, uspešnost, karijera


Dodatni resursi:
Pozitivna psihologija
Psihologija blog