Iako je 21. vek doba elekstronske komunikacije, klasično poslovno pismo nije u potpunosti izgubilo na svom značaju. Poslovno pismo i i-mejl treba međusobno da se dopunjuju jer su slabosti jednog najčešće prednosti onog drugog.
Poslovno pismo mora biti:
kratko – jedna stranica poslovnog pisma je i više nego dovoljna da se skrene pažnja i iznesu potrebni detalji
jasno i nedvosmisleno – poslovno pismo treba da je sastavljeno od rečenica koje su lako razumljive i šalju konkretnu poruku bez obzira na stručnost i iskustvo onoga ko ih čita
usmereno na onoga ko čita – poslovno pismo mora biti napisano u skladu sa primaočevim osobinama i potencijalnim motivima – pri pisanju uvek treba razmišljati kroz pitanja kao što su “šta bi mene zainteresovalo na njihovom mestu?” i “da li oni posmatraju situaciju iz istog ugla iz koje je posmatram ja?”
vizuelno uređeno – nakon zaglavlja pisma, prvo se piše uvodni pasus u kojem objašnjavamo šta želimo, kako smo došli do kontakta ili podećamo na ranije razgovore; nakon toga u svakom kratkom pasusu pišemo o različitim temama ili aspektima teme; poslednji pasus rezervišemo da se zahvalimo na izdvojenom vremenu i poručimo da smo spremni na saradnju ili novi dogovor.
Prednosti klasičnog poslovnog pisma su:
* lakše se čita, pokazuje bliskim saradnicima i nosi sa sobom (kući, na sastanak, čita usput…); lakše se dodaju beleške, podvlače detalji.
* lakše se stavlja u klasičnu preglednu formu sa zaglavljem i ostalim tekstualnim formatiranjem (u slučaju slanja poslovnog pisma preko i-mejla, koristite “hibridnu” formu – pravilno formatirano pismo stavite u attachment – tako će ga primalac lakše štampati i čuvati!
* lakše se čuva i kod pošiljaoca i kod primaoca: sva poslovna korespondencija, izlazna i ulazna, se arhivira u okviru preduzeća. Glavni problem pri arhiviranju i-mejlova je to što su dostupni samo vlasniku – kada na mesto onoga ko je i-mejl poslao ili primio dođe drugo lice, kako da to drugo lice u tuđem računaru nađe taj i-mejl, ili kako da “vršlja” po tuđem inboksu?
* zvanično je i formalno, izgleda ozbiljnije i odaje utisak profesionalnosti – ozbiljne firme uvek preferiraju klasična pisma u prvim koracima komuniciranja
* može poslužiti kao materijalni dokaz ako je valjano overeno
Prednosti elektronske pošte su:
* efikasnija je – neuporedivo brže stiže i teže se gubi (poslovna pisma se najčešće ne gube u pošti, već kad stignu u firmu primaoca – sekretarice, kuriri, puno papira na stolu…)
* neposrednija je i lakše se uspostavljaju lični odnosi među korespodentima
* mnogostruko su ažurnija – brže se odgovara
* mogućnost slanja manjih multimedijalnih sadržaja i linkova ka raznim internet stranicama (za veće sadržaje bolje pošaljite CD)
* lakše se distribuira među prostorno udaljenim saradnicima, naročito ako ih je više (forward)
* e-pošta je mnogo pogodnija za kratke poruke i konsultacije